Platz schaffen, Ressourcen sparen, Zeit nutzen. Warum wir Effizienz nicht nur lieben, sondern leben.

Unsere bITma Lösung basiert auf ELO Professional und wird durch das eigens entwickelte bITma Basis-Archiv ergänzt. Dieses bietet eine bereits vorkonfigurierte Struktur für die Ablage von rund 99 % aller geschäftlichen Dokumente – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße. So gelingt der Einstieg in das digitale Dokumentenmanagement schnell und unkompliziert, ohne aufwendige Vorbereitungen. Für branchenspezifische Anforderungen kann die Lösung anschließend mit bITma Advanced um weitere Funktionen, Prozesse und Erweiterungen ergänzt werden.

Ja, die bITma ECM-Lösung auf Basis der ELO Professional/ECM Suite lässt sich jederzeit um weitere Module und Business Solutions erweitern. Dazu gehören beispielsweise der ELO DocXtractor, der eingehende Dokumente automatisch klassifiziert, oder ELO Knowledge, eine unternehmensweite Wissensplattform für alle Mitarbeitenden. Darüber hinaus stehen zahlreiche weitere Erweiterungen zur Verfügung – unter anderem für Barcode-Verarbeitung, Vertragsmanagement, HR und Recruiting sowie branchenspezifische Lösungen, beispielsweise für die Herstellung oder die dokumentenbasierte Projekt- und Auftragssteuerung. So wächst die Lösung flexibel mit Ihren Anforderungen.

ELO bietet Schnittstellen zu unterschiedlichen Softwarelösungen, um das tägliche Arbeiten zu vereinfachen. Ob Warenwirtschaften wie Sage100 oder Finanzbuchhaltung der DATEV sowie branchenspezifischer Software wie SteriBase, Alphaplan oder Dr. Lennartz. Eine zentrale Funktion eines ECM bzw. ECM ist es mit anderer Software im Unternehmen einen Austausch zu ermöglichen.

Als echtes Enterprise Content Management (ECM) ist ELO nicht auf bestimmte Dateiformate beschränkt. Es können nahezu alle im Arbeitsalltag anfallenden Dateitypen archiviert werden – darunter MS Office-Dokumente, PDFs, Bilder, Videos, Audiodateien und E-Mails. Für alle gängigen Dateiformate stehen integrierte Viewer zur Verfügung, sodass Dokumente direkt in ELO geöffnet und eingesehen werden können, ohne die jeweilige Originalanwendung starten zu müssen.

Ja. Ob im Homeoffice, im Büro oder unterwegs – mit ELO haben Ihre Mitarbeitenden jederzeit sicheren Zugriff auf die für sie freigegebenen Dokumente und Informationen. Der Zugriff erfolgt wahlweise über den lokal installierten Desktop-Client, den Webclient oder die mobile App. Dank einer gesicherten und verschlüsselten Verbindung können Dokumente ortsunabhängig und zuverlässig bearbeitet werden.

Ja, aber in der Regel wird Ihr laufender Betrieb nur in geringem Umfang beeinträchtigt. Gemeinsam mit unserem Customer Relations Team planen wir die Einführung im Vorfeld und stimmen den Ablauf individuell mit Ihnen ab. Viele Vorbereitungsarbeiten erfolgen bereits im Hintergrund, sodass die Inbetriebnahme möglichst reibungslos verläuft. Bei einer lokalen Installation wird das System weitgehend vorkonfiguriert bereitgestellt und die Einrichtung der Arbeitsplätze erfolgt per Fernwartung. Bei der bITmaCloud entfällt die Bereitstellung einer eigenen Serverhardware, wodurch sich der Einführungsaufwand zusätzlich reduziert und Sie noch schneller produktiv arbeiten können. Abschließend begleiten wir Sie mit unserem Self-Onboarding Programm und wöchentlichen Anwender Webinaren. 

Jedes Einführungsprojekt wird individuell auf Ihr Unternehmen abgestimmt. Dank unserer strukturierten Vorgehensweise und der bITmaCloud kann die Implementierung in vielen Fällen schnell und mit minimalen Auswirkungen auf Ihren laufenden Betrieb erfolgen. Je nach Anforderungen und gewünschtem Funktionsumfang können einzelne Schritte variieren.

‍Projektplanung
Nach Ihrer Beauftragung durch unser Customer Relations Team übernimmt unser Projektmanagement die Projektplanung und stimmt gemeinsam mit Ihnen den Ablauf sowie den Zeitplan ab. Anschließend erfassen wir alle technischen und organisatorischen Voraussetzungen für die Einrichtung Ihrer Lösung.

‍Einrichtung
Bei der bITmaCloud erfolgt die Bereitstellung des Systems zentral, sodass keine eigene Serverinfrastruktur erforderlich ist. Bei einer lokalen Installation (On-Premise) richten wir ELO auf Ihrer bestehenden oder neuen Serverumgebung ein. Anschließend konfigurieren wir die Lösung individuell nach Ihren Anforderungen und übernehmen auf Wunsch auch bestehende Daten.

Schulung & Onboarding
‍Damit Ihr Team sicher mit der neuen Lösung arbeiten kann, bieten wir über unsere Wissensplattform ein Self-Onboarding-Programm an, mit dem Sie ganz in Ihrem eigenen Tempo einsteigen können. Darüber hinaus finden wöchentliche Anwender-Webinare statt, bei denen Sie direkt mit einem Trainer in den Austausch gehen können. Je nach Unternehmensgröße können zunächst Key User geschult werden, die ihr Wissen intern weitergeben, oder Sie schulen direkt alle Mitarbeitenden.

‍Go-Live
Nach der Einrichtung nehmen Sie den Regelbetrieb auf. Während dieser Phase begleiten wir Sie und unterstützen Sie bei Fragen oder Optimierungen.

‍Betreuung
Auf Wunsch begleiten wir Sie und Ihr Team auch nach der Einführung im Rahmen unseres Onboarding-Prozesses. Darüber hinaus steht Ihnen unser Support selbstverständlich auch als technische Unterstützung zur Verfügung.

Die Dauer der Implementierung richtet sich nach dem Umfang Ihres Projekts und den gewünschten Funktionen. In vielen Fällen kann die Einführung bereits innerhalb von ein bis zwei Wochen erfolgen – von der Einrichtung über die Schulungen bis hin zur Inbetriebnahme. Umfangreichere Projekte mit individuellen Anpassungen, Schnittstellen oder speziellen Workflows können entsprechend mehr Zeit in Anspruch nehmen. Gemeinsam mit Ihnen erstellen wir zu Projektbeginn einen realistischen Zeitplan, der auf Ihre Anforderungen abgestimmt ist.

Ein neues System bedeutet immer auch eine Veränderung im Arbeitsalltag. Deshalb begleiten wir Sie und Ihre Mitarbeitenden von Anfang an mit praxisnahen Schulungsvideos im Rahmen eines Self-Onboarding-Prozesses mit begleitenden, wöchentlichen Anwender Webinaren. Je nach Unternehmensgröße können zunächst Key User geschult werden, die ihr Wissen intern weitergeben, oder Sie schulen direkt alle Mitarbeitenden.

Gerne würden wir Ihnen hier einen konkreten Preis nennen, allerdings richtet sich dieser nach Ihren individuellen Anforderungen und dem gewünschten Leistungsumfang. Gerne erstellen wir Ihnen ein passendes Angebot. Je nach Projekt und Bundesland können zudem Förderprogramme für Digitalisierungsvorhaben infrage kommen. Gerne prüfen wir gemeinsam mit Ihnen, welche Möglichkeiten bestehen. – Link zu Landingpages - Angaben check?

Ja. Je nach gewähltem Bereitstellungsmodell fallen laufende Kosten für die Nutzung und Betreuung der Lösung an. Bei einer On-Premise-Installation umfasst dies unter anderem den Softwarepflegevertrag (SAS), über den Ihnen neue Versionen und Updates zur Verfügung gestellt werden. Die Durchführung von Updates erfolgt dabei nach Abstimmung und auf Wunsch. Bei der bITmaCloud sind Wartung und die Bereitstellung neuer Versionen Bestandteil des gewählten Cloud-Modells. Darüber hinaus können – sofern gewünscht – zusätzliche Supportleistungen außerhalb der Einführungsbegleitung in Anspruch genommen werden.

Das lässt sich nicht pauschal beantworten, da die Amortisationszeit von den eingesetzten Modulen, Ihren bestehenden Prozessen und dem Nutzungsgrad der Lösung abhängt. Viele Unternehmen stellen jedoch bereits innerhalb des ersten Jahres spürbare Einsparungen und Effizienzgewinne fest. Bei einer aktiven Nutzung und der Digitalisierung zentraler Geschäftsprozesse berichten Kunden davon, dass sich die Investition bereits nach wenigen Monaten bezahlt macht. Durch automatisierte Abläufe, den schnellen Zugriff auf Dokumente und den Wegfall manueller Arbeitsschritte werden Zeit und Ressourcen nachhaltig eingespart. Wie schnell sich die Investition in Ihrem Unternehmen amortisiert, ermitteln wir gerne gemeinsam anhand Ihrer individuellen Anforderungen.

Ihre Daten sind mit ELO umfassend geschützt. Dokumente werden – bei entsprechender Nutzung und in Verbindung mit einer Verfahrensdokumentation – revisionssicher und GoBD-konform archiviert. Darüber hinaus sorgen abgestimmte Backup- und Sicherheitskonzepte für einen zuverlässigen Schutz Ihrer Daten. Bei einer On-Premise-Lösung unterstützen wir Sie bei der Einrichtung einer passenden Backup- und Sicherheitsstrategie sowie bei der Absicherung externer Zugriffe. In der bITmaCloud werden Ihre Daten georedundant in deutschen Rechenzentren gesichert und über geschützte, verschlüsselte Verbindungen bereitgestellt. So sind Ihre Informationen jederzeit sicher gespeichert und im Bedarfsfall schnell wiederherstellbar.

Ja. Die digitale Archivierung von Dokumenten ist rechtlich zulässig und für viele Unternehmen mittlerweile unverzichtbar. Insbesondere seit der Einführung der E-Rechnungspflicht müssen elektronische Rechnungen in ihrem Originalformat digital archiviert werden. Mit einem revisionssicheren ECM wie ELO schaffen Sie hierfür die notwendigen Voraussetzungen.Werden Papierdokumente im Rahmen des ersetzenden Scannens digitalisiert und die gesetzlichen Vorgaben – insbesondere eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation – eingehalten, können viele Originaldokumente anschließend vernichtet werden. Ausgenommen sind lediglich bestimmte Dokumente, für die gesetzliche Aufbewahrungspflichten im Original bestehen, beispielsweise notariell beglaubigte Urkunden oder einzelne Zolldokumente.

Ja, hier die Konformitätserklärung von ELO:
Konformitätserklärung

Sowie die GoBD’s:
GOBD

Eine Verfahrensdokumentation über den Scan- und Ablageprozesse ist laut GOBD´s zu erstellen. Aber „soweit eine fehlende und ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.“ Zitat aus den GOBDS 10.1 Abs. 155.

Ja, das ist grundsätzlich möglich. Man kann im ELO zwischen Aufbewahrungs- und Löschfristen unterscheiden. Die zeitlichen Rahmenbedingungen, sowie auf welche Dokumente diese angewendet werden müssen, ist individuell konfigurierbar. Ebenso was im Fall einer eintretenden Löschfrist konkret passieren soll, kann individuell festgelegt werden.

Ein Update ist dann sinnvoll, wenn mit der neuen Version

- neue Funktionen bereitgestellt werden, 
- Fehler (Bugs) behoben werden, 
- Ihre eingesetzte Version den offiziellen Support des Herstellers verlässt oder 
- sich Ihre IT-Infrastruktur verändert, beispielsweise durch einen Serverwechsel oder die Aktualisierung angebundener Software. 

Die ELO Digital Office GmbH veröffentlicht in regelmäßigen Abständen neue Versionen. Dabei wird zwischen Minor Releases mit kleineren Optimierungen, Fehlerbehebungen und Verbesserungen sowie Major Releases mit umfangreichen neuen Funktionen und Weiterentwicklungen unterschieden. Größere Versionsupdates erscheinen in der Regel etwa alle zwei Jahre.Bevor wir eine neue Hauptversion bei unseren Kunden empfehlen, prüfen wir diese ausführlich in Verbindung mit unserem bITma Basis-Archiv und weiteren Erweiterungen. Erst nach erfolgreicher interner Validierung sprechen wir gezielt Kunden an, für die ein Update aus funktionaler, technischer oder sicherheitsrelevanter Sicht sinnvoll ist. So stellen wir sicher, dass Ihr System nicht nur von neuen Funktionen profitiert, sondern auch langfristig sicher, stabil und vom Hersteller unterstützt bleibt.

Ja, bei einem Versionsupdate kann es zu einer kurzen Unterbrechung des laufenden Betriebs kommen. Bei On-Premise-Installationen muss der ELO-Server während der eigentlichen Aktualisierung in der Regel für einige Stunden außer Betrieb genommen werden. Die erforderlichen Vor- und Nachbereitungsarbeiten führen wir jedoch bereits im Vorfeld und weitestgehend im laufenden Betrieb per Fernwartung durch, sodass die tatsächliche Ausfallzeit auf ein Minimum reduziert wird.

‍Bei der bITmaCloud werden Updates zentral durch uns geplant und durchgeführt. Auch hier legen wir großen Wert darauf, notwendige Wartungsarbeiten so zu terminieren, dass Auswirkungen auf Ihren Arbeitsalltag möglichst gering bleiben.

Die Kosten für ein Update hängen vom jeweiligen Bereitstellungsmodell sowie vom Umfang der notwendigen Arbeiten ab. Bei einer On-Premise-Installation können Kosten für die Durchführung des Updates sowie – falls erforderlich – für neue Hardware oder zusätzliche Softwarelizenzen (z. B. SQL-Server-Lizenzen) entstehen.Die Bereitstellung neuer ELO-Versionen ist im Rahmen des Softwarepflegevertrags (SAS) bereits enthalten. Es müssen daher keine neuen ELO-Lizenzen erworben werden. Die Installation und Durchführung eines Updates erfolgt nach gemeinsamer Abstimmung.

Bei der bITmaCloud sind die Bereitstellung neuer Versionen sowie die Wartung der Plattform bereits Bestandteil des Cloud-Modells. Dadurch entfällt für Sie der Aufwand für die Pflege einer eigenen Serverinfrastruktur. Sollten im Einzelfall projektbezogene Anpassungen oder individuelle Erweiterungen erforderlich sein, informieren wir Sie selbstverständlich vorab über einen möglichen Mehraufwand.

Branchenunabhängig. Zu unseren Kunden zählen Groß- und Außenhandel, Speditionen und Logistik, Industrie und Fertigung, Hotellerie, Kanzleien, Agenturen und das Gesundheitswesen. Was sie eint: Sie wollen weniger Papier, klarere Prozesse und eine IT, die mitwächst. Wir analysieren Ihre Abläufe und bauen die Lösung um Ihr Geschäft herum – nicht umgekehrt.

ELO ist kein starres Ablagesystem, sondern eine Plattform. Unser bITma Basis-Archiv bringt eine vordefinierte Ablagemechanik mit, die für eine einheitliche, nachvollziehbare Struktur sorgt. Ein feingranulares Berechtigungskonzept stellt sicher, dass jeder Nutzer nur die Inhalte sieht, die für ihn bestimmt sind. Das Archiv funktioniert für den Einzelstandort genauso wie für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen – auf Wunsch mit Datenaustausch zwischen den Standorten.

Ja selbstverständlich. Je nach Qualität der Internetanbindung der einzelnen Standorte können unterschiedliche Konzepte gefahren werden. Entweder eine 1-Server-Lösung bei der über VPN-Tunnel von jedem Standort aus auf einen gemeinsamen Server zugreift. Oder via Replikation, bei der an jedem Standort ein ELO-Server steht und die Server untereinander Daten austauschen. Mitarbeiter bekommen über Ihren ELO-User Berechtigungen zugewiesen, die auch regeln, ob ein Mitarbeiter Daten aller Standorte sehen kann oder nur die Daten eines einzelnen Standortes. Das ist in unserem Berechtigungskonzept bereits bedacht und kann mit einfachen Mitteln konfiguriert und individuell gestaltet werden.

Ja. Das Branchenpaket bringt passende Masken für Heimversorgung, Krankenkassen und komplexe Logistik mit.

Advanced ist besonders sinnvoll, wenn Ihre Apotheke bereits mit apothekenspezifischen Fachsystemen arbeitet und diese nicht isoliert neben dem Dokumentenmanagement stehen sollen.

Das Paket eignet sich vor allem dann, wenn Dokumente nicht nur digital abgelegt, sondern strukturiert übernommen, zugeordnet und mit apothekentypischen Informationen versehen werden sollen – zum Beispiel aus Warenwirtschaftssystemen oder Dr. Lennartz.

So wird ELO nicht zu einem weiteren Einzelsystem, sondern fügt sich in Ihre bestehende Apotheken-IT ein.

Über etablierte Schnittstellen zu den gängigsten Systemen (z.B. Pharmatechnik, ADG, Awinta oder CGM-Lauer). Dokumente aus der WaWi landen automatisiert und revisionssicher in Ihrem Apothekenarchiv.