Ja, die ELO ECM Suite kann um verschiedene Module und Business Solutions erweitert werden. Darunter fällt bspw. der ELO DocXtractor, mit dem eingehende Dokumente automatisiert klassifiziert werden oder ELO-Knowledge, eine Unternehmensplattform, die für jeden Mitarbeitenden zugänglich ist. Neben den zwei genannten gibt es noch mehr Erweiterungen wie z.B. Barcode-Modul, ELO-Contract, ELO-Invoice, ELO-Visitor, ELO-HR Recruiting, ELO-Learning, uvm.

Ja, ELO kann für jedes Unternehmen zugeschnitten werden.
Durch unser bITma Basis Archiv erhalten Sie Grundlagen direkt mit dem digitalen Archivieren starten zu können. Die gängigsten Unternehmensbereiche sind darin bereits vorbereitet. Z.B. Steuer, Versicherung, Finanzen, Personal. Darauf aufbauend, passen wir Ihnen Ihr ELO genau auf Ihre Bedürfnisse an.

ELO bietet Schnittstellen zu unterschiedlichen Softwarelösungen, um das tägliche Arbeiten zu vereinfachen. Ob Warenwirtschaften wie Sage100 oder Finanzbuchhaltung der DATEV sowie branchenspezifischer Software wie SteriBase, Alphaplan oder Dr. Lennartz. Eine zentrale Funktion eines DMS bzw. ECM ist es mit anderer Software im Unternehmen einen Austausch zu ermöglichen.

Da ELO ein ECM ist, können alle Dateitypen abgelegt werden, nicht nur Dokumente. Egal ob Bilder, Videos, Audios, PDFs oder E-Mails. Die Ablage in ELO ist nicht auf bestimmte Dateiformate eingeschränkt und verfügt sogar für alle gängigen Dateiformate über integrierte Viewer.

Egal ob vom Homeoffice oder von unterwegs über das Smartphone und der ELO-App oder von jedem Arbeitsplatz über den Webclient. Alle Mitarbeitenden haben jederzeit auf für Sie freigegebene Dokumente Zugriff.

Ja, aber nur in geringem Umfang. Dadurch, dass wir Vorbereitungsarbeiten – z.B. die Erstkonfiguration des Servers – vor Auslieferung in Ihren Betrieb bei uns durchführen, kommt der Server nahezu „plug & play“ vorinstalliert zu Ihnen. Zur Inbetriebnahme verkabeln Sie ihn mit wenigen Handgriffen am Stromnetz und am Netzwerk. Übrigens, sollte Ihr ELO auf einer bereits vorhandenen Hardware erfolgen, können wir, ohne den Betrieb zu stören alle notwendigen Arbeiten im Hintergrund durchführen.

Bei der Erstinstallation Ihrer ELO-Arbeitsplätze – diese erfolgt durch uns via Fernwartung – benötigen wir auch nur kurz die Unterstützung Ihrer Mitarbeiter, die uns den Fernzugang am entsprechenden Arbeitsplatz öffnen müssen. Ab einer gewissen Betriebsgröße ist ein Vorort Termin ratsam, dieser kann dann durch Ihren Hauseigenen IT-Beauftragten oder auch durch uns durchgeführt werden. Was dann noch folgt sind die Schulungsaktivitäten im Rahmen der Einführungsbegleitung. Diese finden in der Regel online statt und werden nach dem für Sie passenden Zeitfenster abgestimmt.

Etwas anders sieht es im Rahmen von Updates bestehender Systeme aus. Hier muss der ELO-Betrieb für das Update auf die neue Version am ELO-Server tatsächlich für einige Stunden unterbrochen werden. Aber auch hier werden notwendige Vor- und Nachbereitungsarbeiten schon im Vorfeld und im laufenden Betrieb durch unsere Technik im Hintergrund und via Fernwartung durchgeführt.

Die Implementierung des ELO-Systems, erfordert eine strukturierte Vorgehensweise, um sicherzustellen, dass das System den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht und effektiv genutzt werden kann. Hier ist eine Übersicht, wie der übliche Implementierungsprozess abläuft. Die genauen Schritte können je nach den individuellen Anforderungen und der Komplexität Systems variieren.

• Beauftragung:
Nach Ihrer Beauftragung, übergeben wir den Auftrag an unser Projektmanagement. Die Kollegen stimmen den Projektablauf und Zeitplan mit Ihnen ab. Sie erhalten von uns Fragebögen mit Informationen, welche wir von Ihnen für die ELO-Installation und die Konfiguration des Servers benötigen. Diese bekommen wir von Ihnen ausgefüllt zurück.

• Installation:
ELO mit wird am physischen oder virtuellen Server und den gewünschten Arbeitsplätzen installiert. Wir konfigurieren Ihre Prozesse und passen diese exakt auf Ihre Bedürfnisse an. Auch Altdaten aus vorhergehenden Lösungen können wir auf Wunsch ins ELO übernehmen.

• Schulungen:
Um den Einstig zu erleichtern, bekommen Sie Schulungen für sich und Ihre MitarbeiterInnen. Diese werden vorab vereinbart und online durchführt.

• Inbetriebnahme:
Sie nehmen den ELO-Regelbetrieb auf. Auch hier stehen wir Ihnen und Ihren MitarbeiterInnen beratend zur Verfügung.

• Betreuung:
Wir begleiten Sie und Ihre MitarbeiterInnen (wenn beauftragt) für weitere drei Monate im Rahmen der Einführungsbegleitung. Auch nach der Einführungsphase, stehen wir Ihnen weiter mit Rat und Tat über unsere Supportleistungen zur Seite.

In der Regel nimmt dies etwa 1 bis 2 Wochen in Anspruch. Von der Installation über die Schulung bis hin zur Vollständigen Inbetriebnahme.

Ein neues System bedeutet umdenken. Wenn Sie sich für ein ECM bei uns entscheiden, unterstützen wir Sie und Ihre Mitarbeitenden im Rahmen von Schulungen und einer Einführungsbegleitung. Diese ist bei jeder Neuimplementierung inbegriffen. Es ist uns ein persönliches Anliegen, dass alle Mitarbeiter mitgenommen werden und Sie ELO bestmöglich in den Arbeitsalltag integrieren lernen.

ELO ist mit jedem Unternehmen kompatibel. Die Flexibilität der Software lässt es zu Geschäftsprozesse aller Branchen darzustellen.

Gerne würden wir Ihnen hier einen konkreten Preis nennen, allerdings kommt dieser ganz auf Ihre individuellen Bedürfnisse an. Dank des Digitalisierungsbonus kann ein Neuprojekt – je nach Bundesland – gefördert werden. Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot.

Einen obligatorischen Beitrag zur Softwarepflege- und Update-Service, abhängig von den Lizenzen, ist jährlich im Voraus zu zahlen. Dieser beträgt jährlich 18% der Lizenzkosten. Je nach Bedarf kommt hier noch benötigter Support hinzu (außerhalb der Einführungsbegleitung)

Auch diese Frage ist nur individuell zu beantworten, da sie vom Umfang und dem Nutzungsgrad der eingesetzten ELO-Module und letztlich auch von der Höhe Ihrer Investitionen abhängt.

Aus einigen Projekten haben wir für Sie jedoch einige Beispiele für Amortisationsansätze zusammengefasst:
1. Einsparung durch beschleunigte Prozesse: z.B. Ablage von Eingangsrechnungen, Ablage von Dokumenten aus der Warenwirtschaft, Übermittlung von Dokumenten an Steuerberater, Prüfung und Verteilung von Eingangsrechnungen.

2. Kostensenkung: ca. 5% (über alle Kostenarten – gemessen nach ca. 1 Jahr DMS-Einsatzes).
• z. B. Einsparung bei automatischer Bearbeitung von 500 Eingangsrechnungen pro Monat: 2 Min. pro Rechnung = 1.000 Min. = 17 Stunden pro Monat rd. 200 Std. p.a. à durchschnittliche Gehaltskosten eines MA = Einsparung
• Einsparung bei Suche über Volltext vs. manuelle Suche (falls Sie dazu Rechenbeispiele benötigen, hier eine gute QUELLE: www.intrasearch.de/roi-rechner.html)
• Einsparung bei Raumkosten (anteilige Miet-, Nebenkosten oder kalkulatorische Miete, falls Eigentum – vorausgesetzt bestehendes Ordnerarchiv soll abgebaut werden)
• Einsparungen bei Personal- und KFZ-Kosten durch Wegfall Pendelordnerverkehr zwischen Apo und Steuerberater
• 3. Steigerung Umsatz –qualitativer Ansatz: Durch das Arbeiten mit ELO bleibt den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mehr Zeit für die Arbeit am und mit den Kunden, wodurch eine höhere Wertschöpfung möglich ist.

Ihre Dateien werden in ELO versioniert, revisionssicher in Verbindung mit Ihrer Verfahrensdokumentation und GoBD Konform auf dem ELO-Server abgelegt. Durch das Raid System und spezielle Speichermedien und ihr Backupsystem sind ihre Daten nahezu ausfallsicher und können im Notfall in kürzester Zeit wiederhergestellt werden.

Ja ist rechtlich in Ordnung und streng genommen sogar für jeden der Rechnungen in digitaler Form erhält auch vorgeschrieben.

In der Regel nimmt dies etwa 1 bis 2 Wochen in Anspruch. Von der Installation über die Schulung bis hin zur Vollständigen Inbetriebnahme.

Ja, hier die Konformitätserklärung von ELO:
Konformitätserklärung

Sowie die GoBD’s:
GOBD

Wenn ersetzendes Scannen angewendet wird, können die meisten Dokumente vernichtet werden. Eine Ausnahme wären notariell beglaubigte Urkunden, Zolldokumente o. ä. - diese bleiben weiterhin als Papier bestehen. Wenn ergänzendes Scannen angewendet wird, bleiben die Papierdokumente - das digitale Dokument wird zusätzlich erstellt.

Eine Verfahrensdokumentation über den Scan- und Ablageprozesse ist laut GOBD´s zu erstellen. Aber „soweit eine fehlende und ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.“ Zitat aus den GOBDS 10.1 Abs. 155.

Ja, das ist grundsätzlich möglich. Man kann im ELO zwischen Aufbewahrungs- und Löschfristen unterscheiden. Die zeitlichen Rahmenbedingungen, sowie auf welche Dokumente diese angewendet werden müssen, ist individuell konfigurierbar. Ebenso was im Fall einer eintretenden Löschfrist konkret passieren soll, kann individuell festgelegt werden.

Ein Update ist dann sinnvoll, wenn mit der neuen Version
• Neue Funktionalitäten verbunden sind
• Fehler (Bugs) beseitigt werden (müssen)
• Ihre eingesetzte Version aus dem offiziellen Support des Herstellers genommen wird
• sich an Ihrer Infrastruktur, auf der ELO eingesetzt wird, Veränderungen ergeben (z.B. ein Serverwechsel oder Umstellungen der Warenwirtschaft ansteht)
ELO Digital Office GmbH als Hersteller liefert etwa alle 2 Jahre ein umfassenderes Funktions-Update (neue Version) aus. Diese neuen ELO-Versionen testen wir zunächst ausgiebig intern in Verbindung mit unserem BasisArchiv und sprechen dann die aus unserer Sicht für ein Update infrage kommenden Kunden an.

Die Kosten sind abhängig von Ihrer individuellen Situation und vom Umfang der damit verbundenen Aktivitäten und ggf. erforderlichen Investitionen in neue Hardware oder ELO-unabhängige Lizenzanschaffungen (z.B. neuen SQL-Lizenzen).

Wichtig ist an dieser Stelle zu erwähnen, dass Sie die jeweils neuen ELO-Lizenzen nicht neu erwerben müssen. Diese sind in den monatlichen/jährlichen Kosten des Softwarepflege und Update-Service (SWPUS) enthalten.

ELO ist nicht allein, sondern in einem bestehenden System integriert. Daher ist es eine Frage der Wechselwirkungen und des Zusammenspiels.
Sie haben sich für ELO entschieden, um damit das Arbeiten in Ihren Betrieben zu unterstützen und Prozesse zu digitalisieren. Eine neue ELO-Version, bei der auch neue Funktionen bereitgesellt werden, kann diese Zielsetzung in der Regel noch besser unterstützen, als es Vorgängerversionen ohne die neuen Funktionen konnten.
Es ist somit sinnvoll über ein Update nachzudenken, wenn durch die neue Version auch ein Mehrwert in Ihre Betriebe kommt. Anders verhält es sich, wenn das Update aus technischen Gründen durchgeführt werden muss/soll.
Gerne können Sie uns jederzeit zu den Möglichkeiten des Updates ansprechen, sollten wir es von uns aus noch nicht getan haben.

Durch jahrelange Erfahrung in der Apotheken-/Pharmabranche kennen wir die Bedürfnisse der Apotheken, die sich von anderen Unternehmen und Branchen unterscheidet. Wir haben unsere Lösungen darauf angepasst, um Sie und Ihre Apotheke umfassend unterstützen zu können.

Unser bITma Apothekenarchiv basiert auf der jahrelangen Erfahrung von bITma solutions in der Apothekenbranche. Es deckt dabei alle Bereiche des Apothekenalltags ab. Eine vordefinierte Ablagemechanik sorgt für eine einheitliche Archivstruktur. Mithilfe eines komplexen Berechtigungskonzepts wird sichergestellt, dass jeder ELO Benutzer nur die Inhalte sieht, die für ihn bestimmt sind. Das Archiv ist für eine einzelne Apotheke als auch für größere Filialverbunde konzipiert –auf Wunsch auch mit Datenaustausch.
Vorteile
• bewährtes Archivkonzept
• einheitliche Archivstruktur
• komplexes Berechtigungskonzept

Ja selbstverständlich. Je nach Qualität der Internetanbindung der einzelnen Standorte können unterschiedliche Konzepte gefahren werden. Entweder eine 1-Server-Lösung bei der über VPN-Tunnel von jedem Standort aus auf einen gemeinsamen Server zugreift. Oder via Replikation, bei der an jedem Standort ein ELO-Server steht und die Server untereinander Daten austauschen. Mitarbeiter bekommen über Ihren ELO-User Berechtigungen zugewiesen, die auch regeln, ob ein Mitarbeiter Daten aller Standorte sehen kann oder nur die Daten eines einzelnen Standortes. Das ist in unserem Berechtigungskonzept bereits bedacht und kann mit einfachen Mitteln konfiguriert und individuell gestaltet werden.

Die Antwort ist ja. Unterstützend zum Signieren bieten wir auch einen Workflow an, welcher an das Signieren erinnert. Sie können Ihre Dokumente aus der Herstellung rechtssicher mittels der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) in ELO signieren. Die Übergabe aus der Herstellungssoftware kann manuell oder automatisch erfolgen. Durch einen unserer Workflows werden Ihnen die Dokumente automatisch zur Signatur vorgelegt. Eine Signatur ist zum Beispiel über den Einsatz des eHBA mit passendem Kartenlesegerät möglich.

Vorteile
• qualifizierte elektronische Signatur
• kein Ausdrucken mehr
• Erinnerung durch Aufgaben in ELO
• automatische Feedeinträge

Voraussetzungen
• Signaturkarten
• Kartenlesegerät